Privacyverklaring

Emmanuel Gemeente te Deventer KvK Kerkgenootschap 08205572 Nederland .

I. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Voor de Emmanuel Gemeente in Deventer is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Emmanuel Gemeente in Deventer is een kerk en is
volgens de bijbel geroepen tot dienst aan God en de wereld waarin omzien
naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap
belangrijke pijlers zijn.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik
van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen
en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen
kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt.
Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met
betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie
daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Emmanuel Gemeente

De organisatie van de Emmanuel Gemeente is gebonden aan haar Statuten
en Het Huishoudelijk Reglement. Deze regels werken ook door in de
privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft
ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te
verwerken. De Emmanuel Gemeente bezit een rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens
wordt omgegaan. Daarom zorgt de kerk ervoor dat uw privacyrechten en
gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en
privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op
basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op tot geheimhouding
verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met
persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen
getroffen.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de
kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er
passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de
privacy-regels te voldoen1
heeft de gemeente de coördinatie van die
waarborgen belegd bij: Het kerkbestuur

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening
Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening
Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met afdeling
administratie van de Emmanuel Gemeente.

1 Overweging 78 bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2 De Emmanuel Gemeente te Deventer verwerkt niet op grootschalige schaal persoonsgegevens en is derhalve niet verplicht tot het aanstellen van een functionaris persoonsgegevens. Een nadere onderbouwing van dit standpunt is op te vragen bij het bestuur van de Emmanuel GemeenteAdministratie Emmanuel Gemeente [email protected]

Administratie Emmanuel Gemeente [email protected] 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet
Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de
volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit.
   Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid.
   Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage.
   Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
   Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking:
   Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
   Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist het kerkbestuur dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan het bestuur van de Emmanuel Gemeente. De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen.

De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten  van de kerk.3

3 Artikel 23 lid 1, aanhef en onder i Algemene Verordening Gegevensbescherming.

II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Emmanuel gemeente vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om
verwerkingen in het kader van de algemene organisatie en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens
worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Algemene Organisatie

Situatie:

Statuten & Huishoudelijk

Welke gegevens zijn erbij betrokken: 

Geen persoonsgegevens

Grondslag: 

De Bijbel 

Ledenadministratie 

Situatie:

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.

Welke gegevens zijn erbij betrokken:

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en -plaats;
• telefoonnummer
• e-mail
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
• doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
• kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
• gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
• datum van overlijden,
• datum van vertrek naar het buitenland,
• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
• datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
• datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
• datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk
• de aard van de verbondenheid met de gemeente, 

 

Grondslag:

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of;
ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie:

Er worden connectlessen/bijbelstudies en periodiek nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.

De connectlessen worden wekelijks verstuurd.
Nieuwsbrieven periodiek.

Welke gegevens zijn hierbij betrokken:

- naam en voornamen c.q. voorletters;
- e-mailadres

Grondslag:

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst. 

Situatie:

Tijdens bijzondere kerkdiensten zoals begrafenisdiensten, trouwdiensten en kinderopdraag diensten en jubilea worden in gebed of anderszins alleen namen van een lid of leden de gemeente genoemd die direct betrokken zijn.

De kerkdienst: is publiekelijk te volgen via internet of kerkradio.

Grondslag:

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Situatie:

Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd:

- met beeld
- de kerkdiensten staan voor een onbeperkte periode online, namelijk op youtube
- in de opnames worden geen namen genoemd (bijvoorbeeld door de geluidsband op dat moment te stoppen of voordat de opname aangaat aan de gemeente mee te delen voor wie er gebeden zal worden) 

Welke gegevens zijn hierbij betrokken:

Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

Grondslag:

Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang. 

Situatie:

Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken. De Emmanuel Gemeente gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Meer informatie over de cookies die gebruikt worden op onze website is te lezen op onze cookieverklaring,

Cookieverklaring:
Wat is een cookie? Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Gebruik van sessie cookies
Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.

Google Analytics Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Analytics-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. 

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Verwijdering van cookies In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Welke gegevens zijn hierbij betrokken:

- ip-adres
- surfgedrag

Grondslag:

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

Situatie:

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk. 

Welke gegevens zijn hierbij betrokken:

- foto
- onderschrift met kerkelijk ambt 

Grondslag:

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. 

Situatie:

Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk op een openbare pagina.

Grondslag:

De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen. 

Situatie:

Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk op een openbare pagina.

Welke gegevens zijn hierbij betrokken:

- kerkelijk ambt

Grondslag:

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. 

Situatie:

Gemeenteleden worden per email aangeschreven wanneer zij zich hebben ingeschreven als lid en voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging.

Welke gegevens zijn hierbij betrokken:

- naam en voornamen c.q. voorletters; 
- e-mailadres
- telefoonnummer

Grondslag:

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage. 

IV. BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

V. DOORGIFTE AAN DERDEN

De Emmanuel Gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

• Administratiekantoren
• Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
• Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens

- Het kerkbestuur evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement)

- Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste: eenmalig op de website.

- De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door een eenmalige toezending, de website of mededeling anaf het podium.

- De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door de website en periodieke medeleingen vanaf het podium.

- Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.

- Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk.

- De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.